Externe Archivierung Ihrer Akten und Dokumente

Die einfache und günstige Lagerung der Akten in unternehmenseigenen Betriebsräumen scheint eine schnelle und günstige Lösung zu sein. Im Laufe des Betriebsalltags nimmt die Datenmenge und die Anforderungen an die Archivierung stetig zu. Neben der Beachtung von gesetzlichen Regelungen ist nicht jeder Mitarbeiter zugangsberechtigt.
Entsprechend muss das Aktenarchiv stets aktualisiert und verwaltet werden. Die Aktenarchivierung bindet daher Ressourcen, ohne das Produktivitätsergebnis zu steigern. Gerne stehen wir als Servicepartner für die professionelle Aktenarchivierung Ihrer Geschäftsunterlagen wie beispielsweise Vertragsakten, Personalakten, Rechnungen, Bestellungen etc. egal in welcher Form (Aktenordner, Mappen etc.) für Sie zur Verfügung.

Aufgrund unserer Erfahrungen mit verschiedenen Unternehmen, Unternehmensgrößen und Branchen sind uns sämtliche Anforderungen bekannt, die an ein professionelles und effizientes Aktenarchivierungssystem gestellt werden. Als Spezialist bieten wir stets die modernste Technik und verpflichten uns selbst zur Erfüllung der höchsten Ansprüche an Datensicherheit.

Die Vielzahl unserer Lager bildet ein dichtes Logistiknetz, sodass eine schnelle Verfügbarkeit Ihrer Unterlagen gewährleistet ist. Neben der hochmodernen Technik und dem schnellen Zugriffsservice profitieren Sie von einem weiteren Vorteil von uns als Spezialisten im Bereich der externen Aktenarchivierung. Unsere Prozesse und Systeme sind so weit optimiert, dass erhebliche Kostenvorteile gegenüber einer betriebseigenen Lösung generiert werden können.

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Die Kontaktaufnahme
Nachdem das individuell von uns erstelle Angebot angenommen wurde, legen wir gemeinsam mit Ihnen den Projektablauf sowie die Rahmenbedingungen genau fest.

Die Sortierung
Vor der Auslagerung muss eine Bestandsdokumentation durchgeführt werden, bei der man unter anderem den Inhalt oder die Aufbewahrungsdauer der Akten dokumentiert. Nachdem die Akten sortiert wurden, können diese in Rhenus Kartons sicher für den Transport verpackt werden.
Sollten Sie hier Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite!

Die Auslagerung
Nun erfolgt der sichere Transport in unser Rhenus-eigene Sicherheitsarchiv.
Für eine noch höhere Sicherheitsstufe können wir Ihre Kartons mit einer Sicherheitsplombe versiegeln.

Die Datenerfassung
Unsere geschulten Mitarbeiter erfassen Ihre Akten bei der sicheren Übergabe in unserem Archiv. Anschließend folgt die anonymisierte Lagerung.