Die Bedeutung der Dokumentenarchivierung wächst in deutschen Unternehmen stetig. Im gleichen Maße gilt es, den zunehmenden gesetzlichen Regelungen für die Aufbewahrung und Verwaltung der Daten gerecht zu werden. Datenschutz spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Zum Schutz der eigenen und der Kundendaten hat die Sicherheit der Dokumente höchste Priorität.

Eine sichere Dokumentenarchivierung steuert und dokumentiert Zugriffe. Unbefugte Zugriffe sind praktisch nicht möglich. Die Aufbewahrung in Hochsicherheitslagern schützt Ihr Datengut vor sämtlichen Gefahren. Dazu zählen Dokumentenverlust durch Diebstahl, Feuer- und Wasserschäden und Datenpannen durch nicht autorisierten Zugriff.

Die meisten Unternehmen verfügen nicht über das Know-How und notwendige Ressourcen, um höchste Sicherheit für die Dokumentenarchivierung zu gewährleisten. Betriebseigene Lösungen sind meist inneffizient und verursachen einen hohen Verwaltungsaufwand sowie hohe Anschaffungskosten.

Werden Geschäftsunterlagen an einen professionellen Dienstleister für Dokumentenarchivierung übergeben, steigt nicht nur die Qualität und Sicherheit der Archivierung. Es entstehen erhebliche Kostenvorteile im Vergleich zur Lagerung in eigenen Räumlichkeiten sowie zur nachträglichen Digitalisierung. Eine Beispielrechnung hat ergeben, dass die Kosten für die eigene Digitalisierung von Altbeständen bis zu 33 mal höher sein können als die physische Lagerung in dem Sicherheitsarchiv der Rhenus Archiv Services.

Spezialisten für externe Aktenarchivierung

Die externe Aktenarchivierung ist in den meisten Fällen die wirtschaftlichste und sicherste Lösung für die Dokumentenarchivierung. Wir liefern maßgeschneiderte Dokumentenlogistik für Ihre Bedürfnisse und Branche.

Als Servicedienstleister und Spezialist im Bereich der Dokumentenarchivierung bieten wir Know-How, eine optimale Infrastruktur und erhebliche Kostenvorteile, die wir durch die Spezialisierung und Optimierung von Prozessen und Systemen erreichen. Damit sparen Sie wertvolle Zeit und können die eingesparte Betriebsfläche anderweitig nutzen.

Ein weiterer Vorteil unsere Services: Dokumente und Geschäftsunterlagen der externen Aktenarchivierung sind in der Rhenus-Online-Plattform erfasst und online steuerbar. Sie haben jederzeit Einblick in die Archivbestände, Sie können Neueinlagerungen tätigen und Bestellungen von Akten vornehmen sowie die Nutzerverwaltung bedienen. Auf Basis des Barcode-basierten Systems sind sämtliche Archivbestände indexiert und alle Archivbestände und Bewegungen nachvollziehbar.

Eine digitale Zustellung der benötigten Akte ist mit dem Scan-on-Demand System möglich. Die Vorzüge des digitalen Dokuments können somit vollständig genutzt werden. Alternativ erfolgt die Zustellung des Originals zeitnah entsprechend dem vereinbarten Service-Level.

Mit Auslagerung der Geschäftsunterlagen mittels einer professionellen Verwaltung erhalten Kunden erstmals einen tatsächlichen Überblick über ihre kompletten Aktenbestände. Dabei werden Kosten für die Aufbewahrung der einzelnen Akten mit der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vorausberechnet. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, wird der Kunde von Rhenus Archiv Services rechtzeitig informiert. Eine regelmäßige Bereinigung und die damit einhergehende effiziente Flächennutzung ist somit sichergestellt.